BMK Hki3 - Benchmarking Klubi

Strategian viestintä organisaation sisäisessä yksikössä on ollut benchmarking-klubimme viimeaikainen pohdiskelun kohde. Se on myös luonnollinen jatke edellisestä aiheestamme, joka käsitteli strategiaprosessia. Koska strategian viestintä tuntuu olevan monia kiinnostava aihe erilaisissa organisaatioissa, olemme avanneet pääsyn aineistoomme Dicolen tietotyöympäristössä:
Internet osoite: https://laatukeskus.dicole.net
Käyttäjätunnus: strategiaviestinnästä
Salasana: kiinnostunut

Käytännön benchmarking-projekteissa on ehkä kaikkein useimmin kohteena organisaation jokin liiketoimintaprosessi. Tällöin on tarpeen, että prosessi mallinnetaan jollakin sopivalla tavalla, jotta sen vertaaminen benchmarking-kumppanin vastaavan prosessin kanssa onnistuisi tehokkaasti. Tarkoituksenahan on löytää toisesta organisaatiosta prosessia koskevia "parhaita käytäntöjä", joita sitten voidaan hyödyntää innovatiivisesti oman prosessin kehittämisessä.

Käytäntö on opettanut, että liian usein prosessien kuvaamisessa ja siihen liittyvien benchmarking-kysymysten laadinnassa päädytään liian monimutkaisiin ratkaisuihin.

Seuraava kuva lomake esittää yksinkertaista tapaa kuvata mitä tahansa prosessia. Tämän avulla voi benchmarkkaava organisaatio (tai ryhmäbenchmarkkauksessa kaikki osallistuvat organisaatiot) koota oman prosessinsa kaikki oleelliset tiedot. Lomaketta voidaan myös hyödyntää keskusteltaessa benchmarking-kumppanin kanssa ja siihen voidaan kirjata asianmukaiseen kohtaan esille tulleita hyviä käytäntöjä.



Tällä hetkellä BM3-benchmarking klubissa on selvitettävänä tällä metodiikalla strategisen johtamisen prosessi.

Blogi (tai pidemmin ilmaistuna weblogi) on yksinkertainen, helppokäyttöinen ja halpa (itse asiassa ilmainen) uusimpien tietotekniikan innovaatioiden mahdollistama Internetissä tapahtuva sosiaalisen kommunikoinnin ratkaisu. Se on verkossa julkaistava päiväkirja tai yhteisöllinen kirjoitus, jossa kirjoittajat kertovat tapahtumista, omista ajatuksistaan ja mieltymyksistään. Blogiin normaalisti sisältyy linkkejä kirjoittajan kiinnostavina pitämiin muihin Internetin sivustoihin, joita blogissa kommentoidaan. Myös muut voivat kommentoida blogin tietoja. Blogitekstit ja kommentit säilytetään arkistossa.

Blogi on varsin uusi käsite, mutta hyvin lyhyessä ajassa niiden merkitys on noussut erittäin suureksi maailmanlaajuisesti. Ne jo hätyyttelevät suurten kansainvälisten meediatalojen johtavaa asemaa viestinnässä. Yksityiset ihmiset, ryhmät ja organisaatiot ovat tulleet hyvin kiinnostuneiksi blogeista ja niiden käytöstä. Juuri muutama päivä sitten Time -lehti uutisoi, että blogi-käsitteen määritelmä on ollut vuonna 2004 kaikkein haetuin asia amerkkalaisesta Merriam-Webster.com -sanakirjasta. Samalla lehti myös kokoaa kymmenen oleellista asiaa, jotka on tähän mennessä opittu blogien käytöstä. Näihin sisältyy niin hyviä kuin kielteisiäkin piirteitä:
http://www.time.com/time/personoftheyear/2004/poymoments.html
Blogit alkavat saada käyttäjiensä inhimillisiä piirteitä. Mutta sitähän juuri on aito sosiaalinen kommunikaatio!

Benchmarking-klubi on ryhmä henkilöitä erilaisista organisaatioista ja toiminnan aloilta, jotka ovat kokoontuneet yhteen oppimaan uusia parempia toimintatapoja hyödyntämällä benchmarkingin keinoja. Klubi kokoontuu säännöllisesti ja sillä on aina kerrallaan jokin erityinen yhteisesti sovittu ja kaikkia kiinnostava aihe käsiteltänä. Tähän aiheeseen liittyen klubilaiset jakavat toisilleen oman osaamisensa ja kokemuksensa siitä. Myös kaivetaan esille ja keskustellaan merkittävistä kirjallisista lähteistä. Tältä pohjalta voidaan luoda jäsennelty kokonaiskuva aiheesta. Klubi voi myös tehdä benchmarking-vierailuja muihin organisaatioihin. Tällaiset käynnit suunnitellaan – mm. laatimalla kysymyksiä aiheen kiinnostavista yksityiskohdista – ja valmistellaan vierailukohteen kanssa.

Klubitoiminta on kaikkia osapuolia hyödyntävää toiminta. Jokainen osallistuja antaa siihen jotakin ja myös saa vastaavasti toisilta. Tämä on ns. Win / Win –periaate.

Benchmarking-klubin toimintaan kuuluu luonnollisesti myös itse benchmarking-metodiikkaan perehtyminen. Yleisen klubitoiminnan pohjalta onkin monissa organisaatoissa syntynyt oman organisaation toimesta vastaavaa toimintaa.

Benchmarking on järjestelmällinen toiminnan arvioinnin ja kehittämisen menettely, joka perustuu muilta oppimiseen. Kehittymisen mahdollisuudet saadaan tutustumalla jonkun toisen toimintaan, joka on meitä parempaa. Tässä yhteydessä puhutaan ns. parhaista käytännöistä (best practice), jotka voivat olla rohkaisevina esikuvina oman organisaatiomme toiminnan kehittämiselle. Käytännössä benchmarkingia toteutetaan perehtymällä aluksi syvällisesti omaan toimintaan ja analysoimalla sen vahvuuksia ja heikkouksia ja sitten järjestämällä vierailukäynti sopivan benchmarking-kumppanin luokse. Benchmarking ei ole kuitenkaan toiminnan kopioimista eikä myöskään asiantuntijaturismia tai yritysvakoilua. Benchmarkingille ei valitettavasti ole keksitty hyvää suomenkielistä termiä.

Benchmarking on johtamisen laatutyökalu, joka täydentää muun muassa itsearviointimenettelyjä ja auditointeja. Benchmarking on laajempi ja syvällisempi menettely kuin markkinatutkimukset ja kilpailija-analyysit, joissa tarkastellaan pääasiallisesti tuotteiden ominaisuuksia, mutta ei prosesseja, joilla tuotteet saadaan aikaan. Benchmarking kytkeytyy kiinteästi prosessiajatteluun ja organisaation laadunhallintaan.

Benchmarkingissa omaa prosessia verrataan suunnitelmallisesti ja järjestelmällisesti toiseen prosessiin. Lähtökohtana on kuitenkin selkeä tarve parantaa oman prosessin suorituskykyä. Benchmarkingissa selvitetään vertailtavien prosessien välisiä suorituskykyeroja ja erojen syitä ja toteutetaan oman prosessin parantaminen saadun tiedon perusteella. Vertailukohteena voi olla oman tai toisen organisaation prosessi. Benchmarking on vastavuoroista, avointa ja luottamukseen perustuvaa toimintaa, josta kumpikin osapuoli hyötyy. Parhaimmillaan yhteistyöstä muodostuu kestävä benchmarkingsuhde. Joissakin tapauksissa asianmukaisesti toteutettu benchmarking-projekti saattaa kestää kuukausia ja edellyttää runsaasti resursseja. Tällöin benchmarking liittyy useasti prosessin uudelleen suunnitteluun (re-engineering).

Benchmarkingin tuloksena

- oman toiminnan tuntemus lisääntyy,

- kilpailutekijöiden hallinta paranee,

- saadaan hyödyllistä tietoa olevista parhaista mahdollisista prosesseista ja käytännöistä

- parannetaan omia prosesseja ja oman toiminnan suorituskykyä.

Benchmarking on kauan tunnettu menettely. Sen ”isänä” pidetään Bob Campiä, joka loi

nykyaikaisen länsimaisen benchmarkinging periaatteet Xerox Corporationissa USAssa 1980-

luvulla:

http://www.amazon.com/gp/reader/0527916358/ref=sib_dp_pt/103-7907766-2685459#reader-page

Benchmarkingilla on kuitenkin juuret pitkällä tuhansien vuosien takaisissa filosofioissa.